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横浜で活躍するホームページ作成・開発会社アットライズの代表取締役社長(CEO)が綴る、日々の奮闘記!!

経営・哲学

数千円単位の月額定期契約、代金回収の手間をどのように軽減させたのか?

投稿日:2015年4月10日 更新日:

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何十件もの請求を毎月滞りなく回収するのは、ものすごい労力がいる

前回のブログ「実績のない会社は仕事が頂けない現実、創業時をこうして乗り越えた」の最後に、「次回は、毎月1件数千円の請求を どうすれば楽に回収できるか、、そのあたりを書いてみたい。」と締めくくったの、、今回はその方法を書いてみたい。

自社でWebサイトを構築したクライアントを、自社で提供するレンタルサーバーを利用してもらうことで、運用管理や仕組みの流用などもやりやすくなるし、契約数が増えてくれば積もり積もって定期的な安定収入も増える、と前回書いた。

ところが、その代金の回収方法を工夫しないと、大変な労力になってしまう。

請求書発行 → 銀行振り込み が一般的な取り引きだが。。

通常、BtoBの取り引きは、請求書を送って銀行口座に振り込んでもらう方法でやっている。(まだ手形などを使っている業界もあるようだが、、当社では基本的に銀行振り込み)

その手順は、いかのような流れになる。

■手順1.請求書の発行
(1) クライアント毎に当月の請求額を整理し、帳簿にリストアップ(Excel等にて管理)。
(2) クライアント毎に請求書を作成。
(3) クライアント毎に封筒を印刷し、請求書を同封。
(4) ポストに投函

■手順2.入金確認
(5) 銀行口座の入金履歴を通帳やネットバンキングで確認。
(6) 入金があったクライアント毎に、何月分の入金かをチェックし、帳簿の消し込み(「入金済」処理)を行う。
(7) 支払期限までに入金がないクライアントに対して、督促の連絡。
(8) 翌月の請求時に未入金がないか確認し、あればそれも合算して請求。

代金回収の労力はハンパなくかかる

入金確認では、以下のようなことが起こる。。
● 基本的には「振り込み手数料は別途各自でご負担ください」としているが、それでも手数料を差し引いた額しか振り込まない客。
● 督促しようと連絡してもなかなか連絡がつかない客。
● 督促しても何ヶ月も払わない客。
● 請求額と違った金額を振り込み、ワケがわからなくなるケース。

もうこうなってくると、わずか数千円の回収にとてつもない労力を要し、ストレスも溜まる。。

「口座自動引落」による代金回収

そこで導入したのが「口座自動引落」によって代金を回収するという方法。
代金回収代行業者と契約し、次のような流れで回収できる。

■手順1.事前準備
(1) 契約時に「口座振替依頼書」を渡し、口座番号の記入や銀行印を押してもらう。
(2) 記入してもらった「口座振替依頼書」を代金回収業者に送る。→ およそ1ヶ月後から自動引落可能になる。

■手順2.毎月の引落請求
(3) クライアント毎に当月の請求額を整理し、帳簿にリストアップ(Excel等にて管理)。
(4) クライアント毎にメールで送るための明細を作成。
(5) メール一斉送信ソフト(個別文章挿入機能付き)で、各クライアントに明細を一括送信。
(6) 代金回収代行業者への引落リスト(全銀フォーマット)を作成し、送信。
(代金回収代行業者経由で、リストに従い各クライアントの口座から引落し、それを当社指定口座に1ヶ月単位で入金)
(7) 代金回収代行業者から送られてくる「引落結果リスト」でエラー(大半が残高不足)がないか確認。
(8) エラーがあれば、翌月合算して請求。

残高不足になることはほとんどない!

企業の銀行口座に、たかだか数千円~数万円程度の残高がないことは ほとんどない。
なので、この方法(口座自動引落)だと、回収リスクがほとんどないし、売掛金(帳簿)の消し込み(「入金済」処理)も本当に楽にできる。

自動的に引き落とされるので解約リスクも軽減

毎月請求書が送られてきて、それを振り込まなければならない場合、要はクライアントが能動的に振り込み手続きをする必要がある。
逆に言うと、こちらは受け身で待つしかない。
クライアントが放っておくと支払われないことになる。

ところが自動引落だと、クライアントが放っておいても自動的に引き落とされることになる。
この違い、実はとても大きい。
実際に計測したことはないが、解約率も大きく違うと思う。
自動引落だと、回収手間、管理も楽だけど、解約リスクも軽減できるというメリットがある。
 
 
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