メール全体の体裁について、大事なポイントを
新社会人に向けた「ビジネスメールのマナー」、第一回目はメールの表記に関する体裁について、送信元の表記や、メールタイトル、書名などについて解説した。
※第一回 ＞新社会人必見！押さえておきたいビジネスメールのマナーについて(その1)
※第三回 ＞新社会人必見！押さえておきたいビジネスメールのマナーについて(その3)
※最終回 ＞新社会人必見！押さえておきたいビジネスメールのマナーについて(その4)
テキスト形式とHTML形式
一般的なメールソフトでは、「テキスト形式」と「HTML形式」の2種類を扱うことができます。
「テキスト形式」は、文字のサイズや色を変えることはできず、テキストの文章を送るだけですが、「HTML形式」はWebサイトのように画像を入れたり文字のサイズや色を自由に設定することができます。
ビジネスではテキスト形式で
ただし、すべてのメールソフトがHTML形式に対応しているとは限らず、メールソフトによってはHTML形式を表示できずテキストメールにしか対応していない場合もあります。
HTML形式で送られたメールをテキストメールにしか対応していないメーラ（メールソフト）で開くと、文字化けしたり、タグと呼ばれるコードが本文中に混ざったりして、読めない、または読めたとしても読みづらい状態になってしまいます。
ビジネスでは、基本的に「テキスト形式」で送るようにしましょう。
等幅フォントとプロポーショナルフォント
多くのメールソフトでは、メールの文章を表示する文字フォントを自分で設定することができます。フォントには大きく分けて「等幅フォント」と「プロポーショナルフォント」がありますが、基本的には「等幅フォント」で読み書きするようにしてください。
「等幅フォント」はどの文字でも横幅が固定であるのに対して、「プロポーショナルフォント」は、例えば「i」と「w」など、その文字の横幅サイズに応じて文字幅が異なります。
そのため、等幅フォントでは行ごとに桁を揃えることができますが、プロポーショナルフォントでは桁が揃わず、読みにくくなる場合があります。
通常、メールマガジンなども等幅フォントで表示したときにきれいに揃うように作成してあります。フォントも自分で設定変更できますので、メールを作成するときも読むときも、どちらも等幅フォントになるように設定しましょう。
次回は、その他のメールの注意点について解説していきます。
※第一回 ＞新社会人必見！押さえておきたいビジネスメールのマナーについて(その1)
※第三回 ＞新社会人必見！押さえておきたいビジネスメールのマナーについて(その3)
※最終回 ＞新社会人必見！押さえておきたいビジネスメールのマナーについて(その4)
