メールのマナーを一歩間違えると大変なことに。。
新年度を迎え、この春新たに社会人になったフレッシュマンも多く見かけます。
社会人になると、当然のことながら学生時代とは違ったマナー、しきたりが沢山あります。
これを知らないと、個人の評価が下がるだけでなく会社全体の評価も下げることになりかねません。
ビジネスではメールの使いこなしがポイントに
会社に入ると、一人ひとつずつメールアドレスが割り当てられることが多いでしょう。
今時のフレッシュマンは、中学生くらいのときからケータイでメールをつかっていたので、メールについて操作方法には何ら問題ないと思いますが、社会人としてのメールのマナーがたくさんあります。
こんなこと、研修でいちいち教えてくれないので、しっかり押さえておいてください。
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ビジネスメールのマナーについては、拙著『Webサイト制作・運営に役立つ！ホームページ担当者が最初に覚える基本100+α』の8章（P183～185）に詳しく記載しています。
メールのフォーマット（雛形）
まずはメール全体の体裁について。
送信元（From）欄には、名前と会社名を日本語で
私は送信元欄に「服部洋二 -Attrise- 」と、個人名の他に会社名も入るようにしています。
これは、受け取った相手が、受信トレイの中に数多くあるメールの中で、誰からきたものか明確にわかるようにするためです。
たまに英語のみで書いてある人がいますが、探しづらいし、スパムと勘違いし削除される可能性もあります。
タイトルはメールの内容がわかるように書く
メールタイトルの付け方も同様です。
メールを開かずとも、一覧にある状態で内容がわかるように書きましょう。
例えば、「ＡＢＣ株式会社」に打合せの件でメールする場合、
『【ＡＢＣ様】次回打合せ日程のご相談』
などとします。
返信するときは「Re:」をつけた状態で、なるべく前のタイトルを残す
来たメールに返信する場合は、一連のやりとりであることがわかるように、なるべく前のタイトルを残します。
ほとんどのメールソフトでは、「返信」をクリックすると タイトルに自動的に「Re: 」が付加されると思いますので、それを利用しましよう。
また、必要に応じ、追記することもあります。
例えば、上記ＡＢＣ株式会社とのメールを返信する場合、
『Re: 【ＡＢＣ様】次回打合せ日程のご相談（4/23(木)に確定）』
などのように、末尾に「（4/23(木)に確定）」などを追記すると、タイトルだけでより明確になります。
署名をいれよう
メールの最後には「署名」を入れます。
署名は、その人のオリジナリティがあるものなので、デザイン（体裁）をそのまま他の人からパクってはいけません。(^^;
例えば、私の署名は以下のような体裁です。
社名（大きな会社の場合は所属部署名も）、名前、電話番号、FAX番号、郵便番号、住所、メールアドレス、会社のURL、などなど。
これは、相手がもし「電話をかけようとする場合」、または「郵便物を送ろうとする場合」などに、改めて名刺などを探す手間を省くためのものです。
相手に手間をかけさせない思いやりが、ビジネスを円滑に進めるポイントでもあります。
次回は、メール形式（テキストメール／HTMLメール）、フォントによる桁揃えなどについて解説していきます。
※第二回 ＞新社会人必見！押さえておきたいビジネスメールのマナーについて(その2)
※第三回 ＞新社会人必見！押さえておきたいビジネスメールのマナーについて(その3)
※最終回 ＞新社会人必見！押さえておきたいビジネスメールのマナーについて(その4)
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