自社の業務フローはそのままに、営業進捗管理システムを導入する

業務フローやアウトプット帳票などを変えずにシステムを導入

お客様や経営者仲間と話をしていると、
・「営業管理が一元化できていないので、前回からのタイミングを逸してしまっている」
・「営業報告をメール添付でやり取りしているため、過去に遡って一連の状況が把握できない」
・「一つの顧客に、複数の営業担当が営業をかけてしまい、お客様からお叱りを受けた」
・「担当が変わったが、過去の履歴が整理されていないため、見積り単価の異なる見積りを提示してしまい、信用をなくした」
などといった「営業管理」に関する悩みを聞くことがあります。

システム化することで、いろんな角度からの管理が可能に

そこで検討するのが、業務システムによる管理のシステム化です。

システム化することで 例えば、
・個別の案件について過去に遡って履歴を追える。
・例えば「前回の営業から2週間以上放置状態の案件」をリストアップする。
・営業担当毎の営業状況を一覧表示する。
・営業レポートをスマホから入力する。
など、多角的に管理・分析・把握することが可能になってきます。

市販のパッケージでは限界が

システム化する際に、「市販のパッケージソフトを導入する」「ASPのWebサービスを導入する」などの選択肢もありますが、汎用的に作られているパッケージソフト・サービスを導入した場合、どうしてもそのシステムに合わせて自社の業務フローを変更せざるを得ないという問題が出てきます。

オリジナル設計で、従来の業務フローを踏襲

弊社でシステム案件を手がける際は、まず従来の業務の流れを徹底的にヒアリングし、「報告書」「見積書」「提案書」などの帳票類を中心に、どのタイミングで誰がどのような動きをするのか、一連の業務の流れ（フロー）を書き出すことろから始めます。

この作業の際、社内で話し合ってもらい、無駄なフローがないか、非効率なフローはないか、、など、業務の流れそのものの再チェックもしていただきます。

多くの企業が、何年も何十年もの間続けてきているうちに 知らず知らずのうちに非効率な動きが入っていたり、今となっては誰も「なぜこのフローが入っているのか」理由もわからないフローなども入っていたりするものです。
フローを見直すことで、これを機会に そういった無駄な作業を排除し、効率的なあるべき業務フローに修正していきます。

帳票類などのレイアウトも従来のままに

業務フローの見直しを行い、それをベースにシステムの仕様を決めていきます。
また、このとき 「報告書」「見積書」などの帳票類も従来と同等のレイアウトで出力するようにすることで、従来の良いところをそのまま踏襲しスムーズにシステム化に移行することができるようになるのです。

社内の反対を受けにくい

こういったシステム化など 新しいことを導入しようとすると、必ずと言っていいほど社内から反対の声が上がるものです。
従来やっていた作業の流れが変わるのですから、担当者・従業員にとっては不安になるのも当然のことです。

しかし、業務フローや帳票類も基本的には従来のままで、アナログ化で不便だったものがデジタル化されるだけ、それによりミスやクレームが減る仕組みなので、社内からの反対も出にくく受けいれられやすくなります。

仕様決定にはモックでテスト操作

弊社では、仕様決定の段階でモックと呼ばれる簡易的な試作品（シミュレータのような擬似的なもの）を作って、それを実際に担当する社員の方たちにテスト操作してもらいます。

そこで出た要望等を集約し、更にモックを改修 → テスト操作 → 改修 → テスト操作、、と3回くらい改修を重ねていくことで、実際に運用を開始した際にスムーズな導入ができ、満足度も高いシステムへとなっていきます。

営業管理だけでなく、顧客管理、進捗管理、受発注管理などさまざまなシステム化に対応

弊社の制作事例では、営業管理システムだけでなく、
･ 資材一括管理システム
･ 材木店･工務店支援顧客管理システム
･ デザイン管理データーベース
･ 会員管理システム
･ 営業顧客管理システム
･ 顧客･各種帳票管理システム
･ 住所管理DBシステム
･ 請求書管理システム
･ 受発注管理システム
･ 資材管理システム
・進捗管理システム
などなど、多数のオリジナル仕様による社内向け業務システム開発を手がけてきました。

何か不便だったり、非効率だったり、ミスの頻発だったり、、そういったマイナス要因が目に付いたときは、システム化により改善・効率化ができるチャンスです。
ぜひご相談ください。