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横浜で活躍するホームページ作成・開発会社アットライズの代表取締役社長(CEO)が綴る、日々の奮闘記!!

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テレワーク、本格導入にあたって考慮したこと

投稿日:

これをきっかけにテレワーク化が一気に進むか

新型コロナウィルス感染対策として、当社でもテレワークを本格導入した。
どちらかと言うと自分は、今まで リモート会議システムなどを使った取引先との打合せにも消極的で、極力避けていた。。

が、今回のコロナ騒動は そんな好き嫌いを言っている場合ではなく、ある意味 有無も言わせず対応せざるを得ない状況になってしまった。

当社でも、今までは やはり「コミュニケーションを円滑に」という大義で、基本オフィスに出勤することが前提であった。

ハード的な環境とソフト的なルール化

テレワーク=リモート業務を行うにあたっては、①ハード的な環境整備と、②ソフト的なルール化が欠かせない。

①ハード的な環境整備

まずハード的な環境整備については、以前から私の会社パソコンを外部から遠隔操作できるようには していた。
業務の一環としてサーバー保守などもあり、例えば外出していても 夜中でもサーバートラブル等が発生すれば、サーバー再起動などの応急対応をする必要がある。
セキュリティ的に本社のIPアドレスからしか接続できない設定をしていたりと、「オフィスから操作」する前提だったりする。
また、メールの整理やさまざまな業務用のファイルなども、会社PCで最も効率よく業務できるように整備しているので、どうしても会社PCで作業しなければならないケースもある。

そんなとき「何が何でも会社に行かなくてはならない」という精神的ストレスは半端ない。
そこで、以前からノートPCや自宅PCから、会社PCを遠隔操作で起動し、ログインできるように整備していた。
最悪スマホでも操作できるようにしたことで、(操作性は著しく劣るが)常にノートPCを持ち歩かなければならない呪縛からも解放された(^^;
 
今回、広くスタッフにもテレワークを導入するにあたり、それと同じように整備していけば良かったので、技術的な課題はあまりなく、各PCの設定に半日程度要しただけで整備できた。
 

②ソフト的なルール化

ハード的な環境整備はできたとしても、きちんとルール化していないと今後の運用上支障が出かねない。すぐ隣の席で会話しながらであれば何の問題もなくても、物理的距離が離れていれば起きてくる問題もあるだろう。
また、どういう基準でテレワークを行い、どうなったらテレワークを解除するのか、、特に「解除」する時の基準を明確にしておく必要がある。

あとは、業務の指示系統や、細かいところでは勤務表の付け方なども事前にルール化しておかなければ現場が混乱する。
そして今回リモート勤務を行う目的・意義=大義も必要だと考えた。
 

テレワーク導入にあたっての決め事

社内で以下のような周知を行った。

■基本的な考え方
 ・全従業員の生活・財産を守る。
 ・全従業員の健康を守る。
 ・会社として一定レベルの品質・クオリティ・作業量は維持する必要あり。

■リモート勤務を必須とする要件について
 ・自身の体調不良(頭痛、発熱等のカゼの諸症状)・・・基本は休む
 ・自身が感染者の濃厚接触者となったとき。
 ※子供が学校休校中の扱いは個別に相談

■本措置の対象期間について(*1)
 ・基本的に、政府からの自粛要請が終結するまで(「非常事態宣言」が発令された場合は、その解除まで)
  ただし、国内外の状況次第で会社判断により変更する場合もあり。

(*1)本措置を「リモートモード」、本措置の対象期間を「リモート期間」と呼びます。

■リモート勤務シフトについて
 ・現状 最危険時期であるとの認識から、最危険時期を脱するまではリモート勤務を基本とする。
  ただし、①対面での打合せが必要な場合は出社していただく場合もあり。
 ②最危険時期を脱したと判断される場合は、一人ずつ出勤してもらうなど段階的にレベルを下げる。

■リモートアクセス環境(使用ツール)について
 ・インストール、ログイン、接続方法(別紙資料参照)

■業務遂行方法について
 ・業務開始前後に連絡を(開始時はパスワードの通知)
 ・チャット、メール等を有効に使い、必要であれば電話連絡。
 ・業務を離れる時(休憩時間)は、画面ロック(Winマーク+l)

■勤務表、その他事務的事項について
 ・勤務表の備考欄に「リモート勤務」と記載する(その他は通常通り)
 ・リモート勤務の場合でも時給に変更なし(交通費はなし)

■その他
 リモート勤務は、今後台風・交通トラブル・天変地異等の際にも 都度判断のもと柔軟に対応していく。
 

zoomを使っての朝礼を追加

試行を含め、導入から数日経って、、やはりほとんど「会話」によるコミュニケーションがないことによって一体感が薄れていく感じが否めない。
業務に必要なコミュニケーションは、メールやチャットを使って それなりに円滑には進のだが。。

そこでzoomを使った朝礼を行うようにした。
出勤時に行っていたような濃い朝礼は残念ながらできないが、作業内容の確認を中心に行うようにした。
やはり 全員でお互いの「声」を聞きながらミーティングすると、少しだけ 一堂に会した感が出る(笑)
 

完全リモート化と今後の緊急事態対応

今回のテレワーク化は、一応誰かが最低一人でもオフィスに在席していることを前提としているが、せっかく今回テレワークの環境を整備したので、今後の例えば台風や交通トラブル等の緊急時、無理して出社しなくても リモートで柔軟に対応していくことにした。

それにあたっては オフィスが無人でも全員がテレワークできる「完全リモート化」が必要になる。
そこでネックになるのが「全てのパソコンの電源をオンにする」こと。
実は あらかじめ立ち上がっているパソコンに遠隔ログインすることは(まぁ多少の設定は必要だが)そんなに難易度の高いものではない。
が、電源OFFのパソコンを遠隔から電源ONして起動するには、まずそのPC自体に遠隔電源ONの機能が備わっている必要があり、さらにそれで起動できるようにいくつかの設定変更を伴う。

社内のいくつかのPCは そもそも遠隔起動に対応しておらず、電源オンにするための代替手段が必要だったが、一応ファイルサーバーを含む全てのパソコンを遠隔で電源オンできるように環境整備できた。
これで万が一の有事の時でも、命がけで出社しなくても大丈夫だ。

セキュリティ的に大丈夫か?

あとは「セキュリティ的にどうか?」という懸念も残る。
遠隔で接続できる、ということは最悪第三者にも接続されてしまう可能性がある、、ということ。
セキュリティ的に詳しくは書けないが、一応二重三重のセキュリティ対策はしているので、「よほど強い意志で意図的に狙われなければ」大丈夫だと思う。
万が一入られたときには それを検知する仕組みも入れているし。。

セキュリティ対策をあまり強固にしすぎると、いざ遠隔操作が必要になった時に 自分でもログインできなくなってしまう、、なんて笑えない結果にもなりかねないので、「どこまでやるか」そのレベルを決める必要がある。
 
 

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