コンプライアンス的に大丈夫！？
取引先からWordファイルが送られてきて、そこに必要事項を記入して再提出することになっているのだが、、
なんとこのWordファイル、変更履歴が全部残っている。
変更履歴を「非表示」にすることはできるのだが、、また表示することも可能で、、取引先に提出したあとに変更の履歴を見られては困ることもあるハズだ。
例えば、
見積りをWordで出す場合など、万が一変更履歴を残す設定のまま見積額などを何度も修正して、、
見かけ上は最終形のままなので、そのまま送ってしまうと、相手先で変更履歴を表示されてしまうと、、
見積りを修正した流れが一目でわかってしまう、、
などというケースも想定される。。
もちろん、通常は変更履歴を残さない設定にしておくのだが、どこからか雛形をコピーして使った場合など、その雛形が履歴を残す設定になっていないとも限らない。
変更履歴を削除して保存する方法
※ちなみに「Word2000」での手順です。（未だに2000を使うな!! というツッコミもあるかと思いますが、、それより新しいバージョンだと、PowerPointのコピペ操作がとてもウザいのであえて 2000を使っている、という次第デス。。）
- 「ツール」「変更履歴の作成」「変更箇所の表示」で、「編集中に変更箇所を記録する」「変更箇所を画面に表示する」「変更箇所を印刷する」全てのチェックを外す。（基本的にWordファイルで作業中はここのチェックは外しておいた方が良さそう）
- 「ツール」「変更履歴の作成」「変更箇所の確認」で、「すべて反映した状態を表示する」をチェック。下にある「すべて反映する」をクリックし、「閉じる」。
- これで上書き保存すれば変更履歴情報は全て削除された状態で保存される。
意外とバカにできない容量のハナシ
また、履歴情報を残していくので、ファイル容量がどんどん大きくなっていく、、ということもある。
たまたま別件で昨日お取引先に提出したWordファイルが、、単に１枚のテキスト中心にもかかわらず、120kbも容量があったので、、なんかデカいなーー、、と思っていたら、上記操作後は 29kbまで小さくなりました。。。orz
